Kehadiran karyawan meliputi jam hadir dan jam pulang menentukan gaji dan bonus yang diterima karyawan tersebut. Karyawan yang harus lembur tentu berhak mendapat bonus lembur. Untuk mengetahui karyawan mana saja yang harus mendapat bonus, tentu dibutuhkan pengukuran secara objektif, yakni absensi.
Untuk memudahkan tugas HR di perusahaan dan instansi dalam melakukan perekapan kehadiran hingga evaluasi kehadiran karyawan, penerapan sistem absensi online tentu akan sangat membantu. Sistem ini bekerja secara otomatis dari mulai pencatatan absensi karyawan dan dilengkapi fitur menarik lainnya.
Alasan Perusahaan dan Instansi Perlu Menerapkan Absensi Online
Absensi adalah tata cara pendataan kehadiran pekerja baik di perusahaan maupun instansi perkantoran. Data kehadiran karyawan menentukan banyak hal meliputi penggajian, bonus hingga menentukan kinerja karyawan untuk naik pangkat. Berikut adalah alasan mengapa perlu diterapkan sistem absensi online:
1. Lebih Praktis Mencatat Kehadiran Karyawan
Alasan pertama mengapa perusahaan dan instansi menerapkan aplikasi absensi online adalah karena jauh lebih praktis dibandingkan input kehadiran yang dilakukan secara manual.
Sistem absensi secara online umumnya dapat diintegrasikan dengan mesin absensi seperti mesin scan sidik jari, kartu akses karyawan dan scan wajah atau face recognition. Nantinya data kehadiran karyawan meliputi jam saat absensi akan masuk ke database dan tersimpan rapi.
Dengan adanya sistem online ini, maka staf HR atau SDM di perusahaan tidak perlu menghabiskan waktu lama untuk mencatat kehadiran karyawan. Hal ini tentu lebih praktis dibandingkan jika harus mencatat secara manual.
2. Mengurangi Risiko Tindak Kecurangan
Salah satu alasan paling penting mengapa semakin banyak perusahaan dan instansi menerapkan sistem absensi online adalah karena dapat mengurangi risiko tindak kecurangan yang mungkin dilakukan sebagian pihak.
Tindak kecurangan saat absensi yang sering dilakukan saat absensi manual adalah perilaku titip absen. Perilaku ini tentu sangat merugikan perusahaan dan instansi. Namun, dengan adanya sistem absensi online, maka atasan bisa kapan saja mengecek absensi karyawannya secara real time dan valid.
3. Bisa Diperiksa Kapan Saja
Alasan berikutnya mengapa banyak perusahaan menerapkan sistem absensi mobile adalah data bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Seluruh data kehadiran karyawan bisa dicek oleh pemilik perusahaan melalui smartphone.
Hal ini tentu berbeda dengan absensi manual yang membutuhkan waktu lama hingga data sampai ke tangan. Berkat teknologi cloud pada sistem, maka data akan bisa diakses dari mana saja meski sedang di luar kota.
4. Data Tersimpan Lebih Aman
Keuntungan penerapan sistem absensi modern ini adalah penyimpanan data yang lebih aman. Data tersimpan di dalam server berbasis cloud sehingga risiko data hilang seperti sistem manual sangat minim.
Penyimpanan data juga tidak membutuhkan tempat yang besar sebagaimana penyimpanan secara manual menggunakan kertas atau memori perangkat.
Selain risiko kehilangan data yang dapat ditekan, keuntungan lainnya adalah pembatasan akses ke server yang lebih optimal sehingga data tidak mudah dicuri.
5. Posisi Karyawan Lebih Terpantau
Saat diberlakukannya WFH atau Work From Home dan juga dinas, maka posisi karyawan tentu sangat sulit untuk dipantau oleh perusahaan. Dengan menggunakan aplikasi absensi, maka posisi karyawan akan langsung dapat diketahui ketika karyawan akan input absensi.
Dengan adanya fitur lacak lokasi GPS, maka Anda tidak perlu menelpon atau mengecek karyawan secara manual lagi.
Keuntungan Penerapan Absensi Online Bagi Karyawan
Selain menguntungkan pihak perusahaan ataupun instansi, penerapan aplikasi absensi mobile juga menguntungkan karyawan. Keuntungan karyawan dari mulai waktu absensi lebih cepat hingga data yang valid. Berikut keuntungannya:
1. Absensi Lebih Cepat
Keuntungan menerapkan sistem absensi online bagi karyawan adalah absensi dapat dilakukan dengan sangat cepat. Apalagi absensi dapat dilakukan secara mandiri oleh karyawan menggunakan smartphonenya masing-masing.
Karena absensi bisa dilakukan secara mandiri, maka karyawan tidak perlu mengantre panjang untuk absensi di pagi hari saat datang ataupun saat pulang. Antre panjang untuk absensi tentu menghabiskan waktu karyawan.
Belum lagi jika antrean terlalu panjang maka bisa menyebabkan karyawan tercatat datang telat. Hal ini tentu sangat merugikan karyawan.
2. Data Valid dan Akurat untuk Sistem Payroll
Karena sistem absensi dilakukan secara online dan otomatis, maka seluruh data kehadiran karyawan akan langsung tercatat dan tersimpan secara langsung ke server cloud. Umumnya sistem absensi otomatis ini juga sudah dilengkapi fitur perhitungan payroll.
Dengan adanya fitur perhitungan payroll, maka penggajian karyawan akan disesuaikan dengan kinerja karyawan seperti lembur, jam datang, cuti dan lainnya. Sehingga setiap karyawan akan mendapatkan gaji dan bonus sesuai dengan performa kerja mereka.
Jika menggunakan sistem manual, maka risiko kesalahan input data sangat mungkin terjadi. Hal ini tentu sangat merugikan kedua belah pihak.
3. Informasi Mudah Diperoleh dari Satu Sumber
Keuntungan bagi karyawan selanjutnya adalah kemudahan untuk mendapatkan informasi mengenai peraturan dan pengumuman terbaru perusahaan dari satu sumber saja yakni aplikasi. Selain berguna untuk absensi kehadiran, aplikasi absensi ini juga dapat digunakan untuk memberikan pengumuman.
Nantinya karyawan dapat melihat berbagai pengumuman terbaru hanya dari aplikasi saja. Sehingga hal ini dapat mencegah terjadinya miss-informasi dan juga karyawan tidak perlu bolak balik melihat papan pengumuman.
Karyawan dapat mengajukan cuti dengan lebih mudah menggunakan aplikasi absensi. Selain memudahkan karyawan mengajukan cuti, tim HR juga dapat mengelola cuti karyawan lebih mudah karena seluruh informasi mengenai pengajuan cuti karyawan sudah terpusat di satu tempat.
Selain itu, karyawan juga dimudahkan karena tidak perlu bertanya ke departemen HRD untuk mengentahui berapa hari sisa cutinya.
Aplikasi Absensi Online Terbaik dari Mekari Talenta
Meski ada beberapa provider menawarkan aplikasi absensi berbasis online, namun tidak semua aplikasi tersebut berkualitas dan bisa diandalkan. Salah satu software terbaik untuk absensi online adalah aplikasi Mekari Talenta. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur menarik yang pantas untuk dipilih sebagai berikut:
1. Absen Melalui Smartphone
Aplikasi Mekari Talenta adalah software berbasis web dan juga mobile yang dapat diakses baik melalui website browser maupun aplikasi. Karena berbasis web, maka pengguna dapat langsung mengakses sistem absensi tanpa harus mengunduh dan menginstal aplikasi di smartphone.
Namun, jika ingin mengakses lebih mudah, maka aplikasi dapat diunduh dan juga diinstal terlebih dahulu. Dengan adanya aplikasi di smartphone, karyawan dapat dengan mudah absen kehadiran dari smartphonenya.
Absensi yang lebih mudah dari smartphone masing-masing akan menghindarkan risiko terjadinya antrean panjang yang sering dialami karyawan saat absensi kehadiran di pagi hari.
2. Laporan Absensi Transparan
Tidak seperti absensi yang dilakukan secara manual, sistem absensi online memungkinkan setiap orang baik staf HR hingga karyawan untuk mengecek laporan absensi kehadirannya. Hal ini dikarenakan laporan absensi masing-masing orang dapat diakses secara transparan di aplikasi.
Laporan absensi online dapat diketahui secara real time baik harian, mingguan hingga bulanan. Laporan yang bisa dilihat meliputi check in. check out, waktu lembur, cuti, absen (tidak hadir), izin sakit dalam satu aplikasi saja.
3. Absensi Melalui Selfie dan Titik GPS
Salah satu fitur modern yang sudah terpasang di dalam aplikasi absensi mobile Talenta Mekari adalah absensi dengan teknologi face ID dan juga titik GPS. Karyawan cukup mengambil foto selfie melalui smartphonenya.
Selanjutnya sistem absensi online akan mengenali wajah yang tertera di foto menggunakan teknologi face ID. Selain fitur face recognition, aplikasi juga dibekali oleh fitur cek titik GPS. Fitur ini akan mendeteksi posisi pengguna yang sedang absensi kehadiran. Fitur ini sangat berguna terutama saat WFH atau dinas.
4. Pengaturan Jam Istirahat Karyawan
Atur jam istirahat karyawan juga dapat dilakukan melalui aplikasi absensi online Talenta by Mekari. Aplikasi ini sudah dibekali oleh fitur modern berupa break in dan break out yang mengatur kapan jam mulai istirahat dan jam selesai istirahat.
Anda cukup menambahkan waktu istirahat serta durasi lama istirahat melalui aplikasi. Setiap karyawan dapat dengan mudah mengakses informasi waktu jam istirahat lewat smartphonenya.
5. Pengaturan Shift Kerja
Selain pengaturan jam istirahat, fitur di dalam aplikasi Talenta by Mekari juga memungkinkan staf HR untuk mengatur shift kerja karyawan. Fitur perencana jam kerja di dalam aplikasi akan sangat memudahkan perusahaan dalam mencatat dan merencanakan jadwal kerja karyawan.
Dengan fitur ini, maka pencatatan tidak perlu dilakukan secara manual dan mencetaknya di papan pengumuman. Karyawan bisa kapan saja mengecek kapan jadwal shiftnya untuk waktu mendatang hanya dari dashboard aplikasi yang sudah diinstal di smartphone.
6. Sudah Terintegrasi dengan Sistem Payroll
Salah satu keuntungan utama penggunaan sistem absensi online dari Mekari Talenta adalah sistem ini sudah terintegrasi dengan sistem HR yang lain yakni payroll atau penggajian. Selain gaji pokok, umumnya perusahaan dan instansi akan memberikan tambahan bonus lain seperti lembur dan tunjangan kinerja.
Untuk memastikan bahwa tidak ada satu pihak pun yang dirugikan, maka fitur payroll secara otomatis akan terhubung dengan data jumlah cuti serta lembur karyawan. Nantinya aplikasi absensi secara otomatis akan menghitung berapakah gaji bersih yang diterima karyawan berdasarkan data kinerja yang tersedia.
Dengan adanya fitur perhitungan payroll otomatis ini, maka staf HR tidak perlu melakukan perhitungan manual untuk payroll lagi.
7. Pengajuan Cuti Online
Fitur berikutnya yang sangat menarik adalah pengajuan cuti secara online. Semua karyawan sekarang dapat mengajukan cuti dan mengecek berapa hari sisa cutinya hanya dari aplikasi saja. Manajemen cuti karyawan ini juga memudahkan departemen HR untuk mengelola data kehadiran karyawan.
Menerapkan aplikasi absensi online dijamin akan mendatangkan banyak keuntungan bagi perusahaan, dari mulai efisiensi waktu, tenaga kerja hingga meningkatkan keuntungan materiil. Kerja repetitive yang sebelumnya membutuhkan tenaga manusia dapat diganti dengan tenaga mesin yang lebih efisien.
Segera berlangganan sistem absensi online terbaik dan terpercaya dari Mekari Talenta dengan mengunjungi website resminya. Dapatkan penawaran berlangganan dengan fitur sistem terbaik untuk meningkatkan efisiensi kinerja dan juga keuntungan perusahaan. (*) Editor : Ali Sodiqin